Firemní večírek, který není teambuildingem v převleku

Dobrá firemní akce nepotřebuje program na každou minutu. Potřebuje důvod, pohodlné prostředí a prostor pro lidi, kteří se baví různým způsobem.

Ilustrační fotografie stolování z podkladů Bloom Event. Nezobrazuje případovou studii konkrétní firemní akce.

Pozvánka slibuje příjemné setkání. Harmonogram nabízí několik proslovů, týmovou soutěž a večeři až po vyhlášení výsledků. Jestli má být hlavním úkolem večera radost ze setkání, možná není potřeba začínat dalším pracovním zadáním.

Firemní večírek může poděkovat týmu, propojit kolegy nebo oslavit společný milník. Každý z těchto důvodů ale vede k trochu jinému programu. Nejdřív si proto řekněte, proč akci pořádáte. Teprve potom vybírejte rekvizity.

Jedna věta, na které se shodne pořadatel

Zkuste účel pojmenovat bez obecného ‚něco pro zaměstnance‘. Chceme poděkovat po náročné sezoně? Seznámit lidi, kteří se běžně potkávají jen online? Nebo dát prostor neformálnímu rozhovoru? Zvolený cíl pomůže rozhodnout, jestli potřebujete moderovaný vstup, společnou aktivitu, nebo hlavně dobré podmínky pro povídání.

Program nabídněte. Nesestavujte překážkovou dráhu.

Společný bod programu může večeru dát příjemný rytmus. Nemusí ale zaměstnat každého po celou dobu. Nechte možnost přidat se i odmítnout bez vysvětlování. Vedle hudby nebo aktivity počítejte také s klidnějším místem, kde si lidé mohou popovídat a slyšet se.

To neznamená večírek bez nápadu. Znamená to vybrat nápad podle skupiny, prostoru a času. Pokud chcete rukodělnou aktivitu, zjistěte předem její délku, kapacitu a potřebu vedení. Nenaplánujte současně proslov, občerstvení a činnost, ke které jsou potřeba obě ruce i pozornost.

Prostor není jen kapacita v nabídce

Ptejte se, jak místnost vypadá při konkrétním uspořádání. Zbude místo pro obsluhu, věšák a pohodlný pohyb? Jsou dostupné toalety a vstup pro hosty s omezenou pohyblivostí? Kde budou ti, kteří si chtějí sednout? Údaj o maximální kapacitě neříká všechno o pohodlí večera.

S provozovatelem ověřte čas konce, podmínky hudby, přístup dodavatelů a závěrečné předání. U menší skupiny může dobře fungovat komorní prostor; větší sál není sám o sobě známkou lepší akce.

Jídlo a doprava nejsou poznámka pod čarou

Dejte lidem včas vědět, zda je čeká večeře, drobné občerstvení, nebo až pozdější jídlo. U cateringu proberte alergeny, dietní potřeby a skutečné možnosti jejich bezpečného zajištění. Příjemné nealkoholické varianty berte jako běžnou součást nabídky, ne jako nouzové řešení pro řidiče.

Myslete také na návrat domů. V Praze a jejím okolí může cesta na místo vypadat jednodušeji než noční odjezd z něj. Pošlete jasnou adresu, informace o dostupnosti a případném společném odvozu. Počítejte i s lidmi, kteří potřebují odejít dříve; neznamená to, že si akce neváží.

Krátké zadání ušetří dlouhé domlouvání

• Proč akci pořádáme a pro koho?
• Jaký počet hostů očekáváme a do kdy jej upřesníme?
• Co musí fungovat a co je pouze příjemný doplněk?
• Jaký je celkový rozpočet a co do něj patří?
• Kdo za firmu schvaluje změny a komu volají dodavatelé?
• Jak hostům včas vysvětlíme program, občerstvení a dopravu?

Dobrá organizace nemá být nejvýraznější zážitek večera. Má umožnit, aby si lidé odnesli něco příjemnějšího než vzpomínku na čekání, hlad a povinné veselí.